Dijital Dönüşüm ve Uzaktan Çalışma

Hız hayatımızdaki en önemli unsur artık ve vazgeçilemez bir konfor olmaya başlıyor. Gazetelerin dünün haberini, televizyonun birkaç saat öncesinin haberini, internet sitelerinin birkaç dakika öncesinin haberini verdiği dönüşüm sürecinde yeni medya ile sosyal medyanın anın haberini verdiği duruma geldik. ve bu konfor gazeteyi bitiren konfordur. Gazete ancak evergreen içerik sunabilir yani her zaman faydalı olabilecek bilgiler, o yüzden bunun yerini daha çok dergi ve kitaplar alıyor zaten. Yani haber niteliği taşıyan veya güncelliğini yitirecek hiçbir şey basılı olamaz.

Google’ın artık oluşturduğunuz takvimdeki saat ve lokasyona göre trafiğin güncel durumuyla ne kadar sürede ulaşabileceğinize bağlı olarak sizi önceden bilgilendiriyor olması büyük bir kolaylık. Ancak her yenilik ve teknoloji daha akıllı hale gelirken, telefon numaralarını hatırlayamamamız, adresi hatırlayamamamız, yolları hatırlayamamamız geçmişten bugüne adapte olduğumuz telefon, navigasyon sebebiyle gerçekleşmedi mi? Dolayısıyla insanın yürümesine gerek bırakmayan asansör yağ öbeğine sebep oluyorsa, insanın düşünmesine gerek bırakmayan teknolojinin de nelere sebep olacağını düşünmek gerekiyor. Bu gibi teknolojilere adapte olabiliriz, kullanabiliriz ancak körelecek yeteneklerimiz ve kaslarımız için ekstra gelişim alanları bulmalıyız. Teknolojinin kazandırdığı zamanı kendimiz için farklı alanlarda kullanılır hale getirmeliyiz. Bize ihtiyaç kalmayan bir dünyada her şeyin otonom olması hiçbir anlam ifade etmez.

Bunu hem yeni teknolojilerin getireceğiz işsizlik riski, hem de insanoğlunun artık yorulacağı hiçbir iş yapmayacağının oluşturacağı riskler.
Çünkü dünkü işi birebir bugün yapıyorsanız ve bugünkü yaptığınız işi de yarın yapmaya devam edecekseniz bu mutlaka ve mutlaka bir gün yazılıma, otomasyona veya robotiğe devredilecek demektir. Bu bizim kendi adımıza bir riski oluşturuyor. Bedensel olarak işler bir şekilde çalışamama.
Aynı şekilde bu insanoğlu için gerekli de bir durum. Sanayi devrimi olduğunda yüzbinlerce kişi işsiz kalıp makinelere öfke duymuştu.
Ancak günde bin defa aynı düğmeyi iliklemeyi de insaoğlu haketmiyordu ki.
Yani özetle bizim kendimizi bulacağımız iş ve uğraşlara odaklanmamız gerekiyor.

Akıllı nesnelerin, otonom arabaların, tıp, hukuk ve bilimum alanlarda yapay zekaların kusursuz hizmet ettiği dünyada insanoğlu olarak kendimize nasıl bir yer bulacağız. Geçenlerde bir ekip arkadaşımın, Kaan bey keşke mobil uygulama reklamlarını çok seviyorum, uygulama id sini girince görsel, açıklama, hedef kitle, lokasyon gibi birçok kurulumu Google kendisi yapıyor aşırı kolaylaşıyor. Ben biraz garipseyerek bekledikten sonra, bir süre sonra buna elini bile sürmeyeceğinin farkında mısın? diye sorabildim ancak. Yani hayatımıza giren her kolaylık bizi bir o kadar daha rekabetçi ve özel alanlara iterek sıkıştırmaya başlayacak. Her geçen gün kendimize şu soruları daha fazla sormamız gerekecek ne kendimizi geliştirir, zorlar ve yenilerse o bizim dünkü halimizin bile bugünümüzü dolduramayacağı bir değişimi oluşturur bazen ben geçmişteki birtakım stratejilerim, hedeflerimin ne kadar saçma olduğunu düşünüyorum. bunu görünce hem üzülüyor hem de seviniyorum. Sevincim belli değişmişim, yenilenmişim üzüntüm ise şuanki düşüncelerime bir gün yine katılmıyor olursam diye. Bu durumda da şu anda o doğruyu daha hızlı nasıl bulabilirim diye strese sokuyorum kendimi.

Tüm bu dönüşümler fiziksel olarak hiçbir zaman bulunmayacağımız, hiçbir ekip arkadaşıyla tokalaşamayacağımız sanal şirketleri, sanal iş görüşmelerini, sanal toplantıları, sanal takım çalışmasını, bitcoin ile maaş almayı, alınan maaş ile verilen siparişin drone ile teslim edilmesi gibi aslında tamamı parça parça hayatımızda olan ancak topyekün henüz uygulanmayan yeni düzenleri de beraberinde getirecek. Her türlü değişime hazır olmak ve farkında olmak hem psikolojik hem de fiziksel olarak adapte olmak açısından çok çok önemli.

Bunun için de online proje yönetim sistemlerini kullanmaya daha fazla adapte olmaya remote çalışma sistemlerini şirket kültürünün bir parçası haline getirmeye başlamalıyız. Proje yönetimi hayatımızın her anında mutlaka uygulamamız gereken bir çalışma biçimidir. Swot analizleri, görev tanımları, görev paylaşımları, deadlinelar bu hayatın olmazsa olmazlarıdır.

Biz proje yönetimini çalışma öncesi ve çalışma esnası olarak ikiye ayırmaktayız. Öncesinde bir sektör haritası çıkarılarak markanın bu haritadaki konumunu tespit etmeye çalışırız. Bu sayede nihai hedef ile mevcut pozisyon arasındaki farkların ne olduğu ve ne kadar sürede bunların tamamlanabileceğine yönelik bir öngörü oluşur. Bu öngörünün oluşması için gereken analizler, rakip analizleri, içerik analizleri, anahtar kelime analizleri, tüketici davranış analizleri gibi bir takım analizlerdir.

Çalışmalara başlandıktan sonra ise değişen pazar ve kullanıcı analizleri ile dinamikliğin tespit edildiği rakiplerdeki değişkenlerin takibi ile ilerleme hızlarına yönelik bazı değerlendirmeler yapılır. Çıkan sonuçlara göre oluşturulan projede buna uygun güncelleştirmeler yapılır.
Proje yönetiminde Gantt şemasını kullanarak ilerleriz. Ve Wrike isimli bir proje yönetim yazılımını kullanırız.
Bu sayede hangi görevin kim tarafından ne zaman ne şekilde yapılacağı olabildiğince şeffaftır. Geçmişteki ve gelecekteki tüm görevler en net şekilde görülerek süreç en şeffaf haliyle takip edilerek paylaşılır. Bu şekilde bir yönetimin en büyük avantajı hem ajans hem de müşteri tarafındaki bir yetki devri, ekip değişimi durumunda tüm çalışmaların A’dan Z’ye çok kısa bir sürede incelenerek hakim olunabilmesidir.
Bu sayede yeni ekip üyesi projenin bir parçası olduktan sonra birkaç günlük bir inceleme ile gelinen noktayı ve gidilecek noktayı her detayıyla görebilmektedir.

Girişimcilik ile proje yönetimi arasındaki en zor anlar, girişimciliğin aşırı dinamik ve değişken yapısına proje yönetiminin sistemli ilerleyişinin aynı hızda adapte olmasının zorluğudur. Çünkü pazar, ekip, ürün ve hizmette her an değişiklikler olabilmektedir. Ayaküstü bir toplantı bile filizlenmeye başlayan bir girişimin çok hızlı değişmesine sebep olabilir.

Bunlara tüm ekibin koordineli bir şekilde adapte olmasını sağlamak için anlık reaksiyonlar almak gerekir. Webtures olarak proje yönetiminde en zorlandığımız konu, müşterilerin bazen proje dışında geleneksel yöntemlerle süreci devam ettirmeye çalışmalarıdır. Bazen bir telefonla projedeki önceliklerin değişmesi, sürecin farklı bir akışa geçmesi sebebiyle uzun dönemli planların yeniden hazırlanması gerekebilmektedir. Bu gibi sorunları olabildiğince proje yönetimin yazılımının özellikleri ve proje yönetiminin gerekliliklerine değinerek iletişimle çözmekteyiz.

Müşteriler bir telefonla talep edilenin yapılması kadar hızlı bir çözümü alma ihtiyacını gideremedikleri için zorlansalar da, proje yönetimi üzerinden taleplerin akışı şekillendiriyor olmasının daha sistemli ve kontrol edilebilir bir başarıyı inşa ettiğinin de farkına zamanla varıyorlar. Tabi ki bu noktada en iyi çözüm yolu özellikle remote çalışma durumlarında bulut telefon alt yapıları kullanarak istenilen kişiye sistematik bir şekilde telefon çağrısının aktarılması ve görüşmenin proje sistemine özet bir şekilde girilmesidir. Bu sayede proje akışı esnasında müşterilerle uzmanların yaşadığı diyaloglara da tüm ekibin eksiksiz hakim olmasını sağlamaktadır. Herhangi bir görev değişikliğinde hiçbir şekilde aksama yaşanmamaktadır.

Websitesinin reklama çıkması sonucu dönüşümlerin hesaplanması, tekliflerin CRM sistemine düşerek takip edilmesi ve taleplerin takvim yönetim araçlarıyla karşı tarafa otomatik uygun görüşme tarihlerini iletip geri dönüşüne göre otomatik görüşme takviminin oluşturulması, sonrasında bir tıkla bilgisayar veya mobile app üzerinden bulunduğunuz yerden Voip ile müşterinin aranmasını sağlayabilirsiniz. Görüşme istatistiklerini, ses kaydını listeleyebilir, dilerseniz ilgili müşteri notuna görüşme özetini girebilirsiniz. Çalışmalara başlanması durumunda CRM kayıtları tüm bilgileriyle proje yönetim sistemine aktarılıp, analiz sürecini müşterinin ilgili ekibiyle paylaşarak analiz süreçlerini takip etmesini sağlayabilirsiniz. Tüm yol haritasını en şeffaf haliyle görüp, karşılıklı proje üzerinden atanacak görev ve taleplerle sürecin şekillenmesini sağlayabilir ve hedef KPI’lara ulaşılmasını değerlendirebilirsiniz.

Tüm bunları Slack, Email gibi diğer iletişim kanallarınızla entegre ederek bulunduğunuz her yerden mobil bir şekilde süreci anlık bilgilendirmelerle takip edebilir ekipten destek istediğiniz noktada gerekli atama ve mentionlamaları yaparak görev dağılımını arttırabilirsiniz.

Bu sayede farkındalık oluşturmadan, ziyaretçi çekmeye, müşteri kazanımından proje oluşturmaya, ekip yönetiminden hedef başarı oranlarını ölçmeye kadar sistematik bir şekilde tüm süreci eksiksiz yürütmeniz mümkün. Bu sayede geçmişe dönüp baktığınızda bir proje yönetimi her bir stajyer ve yeni çalışan için ders niteliğinde olacaktır.