Webtures’ın Başarısında 5’e Bölme Kuralı

5’e bölme kuralı aslında şirketiniz, girişiminiz, kariyeriniz için uygulanabileceği gibi günlük hayatınızın akışını da verimli hale getirmek için uygulayabilirsiniz. Bu kurala göre şirketteki verimliliğimi artırmak için yaptığım tüm rutin işleri önem derecesine göre 5 parçaya ayırırım. Bunlar;

%’lik dilimler halinde önem derecesine göre;
1. 0 – 20 : Düşünme ve üretmek gerekmeyen, tamamen rutin, sıradan ve angarya, bilgi ve deneyime bağlı olmayan işler. Örn. araba yıkama, ütü, taşıma işlemleri.
2. 20 – 40 : Üzerinde çok fazla kafa yormayı gerektirmeyen, belki çok kısa üzerine eğilerek çözüm bulunabilecek ve yürütülebilecek işler. Örn. Toplantı takvimleri, planlamalar, firma içi organizasyonlar vb.
3. 40 – 60 : Düzenli kontrol etmeyi, rapor tutmayı ve iyileştirmeyi gerektiren işler. Örn. Muhasebesel işlemler, reklam ve pazarlama, marka ve pr çalışmaları vb.
4. 60 – 80 : Üretmeyi ve geliştirmeyi gerektiren, aksamaması ve sürekli geliştirilmesi gereken işler. Örn. En yüksek maaş aralığına sahip çalışanların yürüttüğü çalışmalar gibi.
5. 80 – 100 : Kendinizin, firmanızın veya girişiminizin yapı taşını oluşturan, ana gelirini oluşturan ve lokomotifi olan işler. Örn. Ana hizmetleriniz ve bunun sağladığı performans gibi.

Tüm bu gruplandırmayı yapttıktan sonra şuna odaklanmalısınız, sizi aşağı çeken, oyalayan, vakit kaybettiren, değerli işler üretmenizin önüne geçen ve en önemlisi yeni arayışlara girmenizi engelleyen çalışmalardan kurtulup daha değerli çalışmaları uygulamaya koyulmanız gerekir.

%’lik dilimler halinde önem derecesine göre yapılması gerekenler;

1. 0 – 20 : Kesinlikle yapılmaması gerekir, sorumluluk alınmaması ve hatta kontrol dahi edilmemesi gereken işler.
2. 20 – 40 : Yapılmaması gereken, ancak sorun çıkması halinde ilgilenilmesi gereken işler.
3. 40 – 60 : Sorumluluk alınması gereken veya düzenli takibinin yapılması gereken işler.
4. 60 – 80 : Sürekli üzerinde çalışılması ve iyileştirilmesi gerekir.
5. 80 – 100 : En iyi sonucun elde edilebilmesi için gerekli tüm bileşenler için uğraşılması ve sürekli performansının artırılması gerekir.

Webtures bir startup olarak başladı. Herkes şunu bilir ki, bir girişimci her işi yapar :) bulaşık yıkar, fatura keser, telefonları açar, kargo hazırlar ve daha onlarcası :) ancak  ne zaman ki 5’e bölme kuralını uygulamaya başladım, şirketin çok daha hızlı büyüdüğünü gördüm. Yaptığım şey çok basitti 1. ve 2. kademedeki işleri yapabilecek yeni pozisyonlar oluştur ve bu görevlerden kurtul. Sonrasında kalan vaktini 3, 4 ve 5 kademelerinin üstüne konumlandırılabilecek yeni işlere odakla. Artık daha faydalı işlere odaklanabiliyordum. Sosyal medya yönetimi, pazarlaması ve stratejileri geliştirmeye başladıktan sonra o tarafta oluşturduğumuz sistem artık stabil yürütülebilir durumdaydı ve sosyal medya departmanı oluşturmaya başladık. Satış ve pazarlama tarafında sistem oturmuş ve artık benden çıkması gerekiyordu ve satış, pazarlama departmanı oluşturmaya başladık. Dolayısıyla girişimcilikten kurumsal bir şirket olmaya uzanan yol, başta benim olmak üzere tüm ekibin yaptığı işleri 5’e bölmek ve bu gelişimi gösterebilecek herkesin iş gücünü daha verimli işlere aktarabilmesini sağlayacak şekilde yeni istihdamlar sağlamak.

Dolayısıyla sadece kendim için değil, ekipteki herkesin her geçen gün yaptığı işlerdeki ilk 2 basamağı yeni başlayacak ekip üyelerine devrederek elde ettiği ve deneyimleri de kullanarak artık daha faydalı yeni 2 basamağı oluşturmaları gerekiyordu. Ben ve tüm ekip üyeleri şirkete sağladığı faydayı artırıyor, beraberinde ekibin sayıca büyümesi de devam ediyordu. Nicelik olarak da nitelik olarak da bu büyüme startup ruhunu kaybetmeden daha kurumsal bir yapı oluşturuyordu.

Ancak bunu sağlayabilmek için ülkemizdeki patronlarda ve üst düzey yöneticilerdeki düşünce yapısının kesinlikle değiştirilmesi gerekiyor. Çünkü bir uzman 5-6 uzmanlık alanında çalıştırılmak isteniyor. Her pozisyon için ayrı istihdam sağlayarak uzmanlaşma desteklenmiyor. Daha fazla kaliteli iş üreterek kazanmak yerine, daha fazla tasarrufla kazanmak hedefleniyor. Uzun vadede büyüyerek sağlam bir marka oluşturmak için kâra değil faydaya odaklanılmalıdır. En büyük temennim Türk patronlarının fayda odaklı yaklaşım sergileyecek vizyona daha fazla sahip olmaya başlamalarıdır.